Cómo hacer una gestión adecuada del tiempo
Gestión Adecuada del Tiempo
Dr. Julen Alba
Una de las grandes soluciones para lograr y llegar de una forma satisfactoria a nuestras metas y objetivos es una adecuada gestión del tiempo. La adecuada gestión de este recurso vital a lo largo de nuestra vida, nos va a permitir aumentar la eficacia, la eficiencia y la productividad. Si controlamos adecuadamente nuestro tiempo conseguiremos una óptima gestión de nuestros recursos personales, priorizando aquellas cosas que consideramos importantes y dejando de lado aquellas que no lo son.
A lo largo de este capítulo vamos a hablar sobre diferentes métodos que se emplean para gestionar de una forma eficiente nuestro tiempo. En este sentido es importante destacar que básicamente todos estos métodos convergen en varios puntos:
- Se emplean para lograr un entorno que lleve a la eficacia.
- Es una forma de establecer prioridades.
- Reduce o elimina las actividades no prioritarias.
- Son fundamentales para el logro de metas y objetivos.
Una buena forma de comenzar a encuadrar la gestión del tiempo es la fijación de objetivos personales, en este sentido se pone especial énfasis en por un lado realizar las tareas por orden de prioridad (establecer objetivos y priorizar) y en fijar objetivos por así llamarlos “gravitacionales” que atraen automáticamente las acciones. Para valorar la importancia de una tarea hay que tener en cuenta que beneficios nos traerá la misma a corto y a largo plazo.
Comenzaremos hablando del análisis ABCD, que se usa desde hace bastante en empresas líderes alrededor del mundo. Se categorizan las prioridades en 4 grupos por orden de prioridad, aunque pueden establecerse más grupos. El grupo A, serían las tareas que se perciben como urgentes e importantes. El grupo B, serían tareas importantes pero no urgentes, el grupo C serían tareas poco importantes pero urgentes y finalmente el grupo D serían tareas que ni son importantes ni son urgentes. Este método se usa mucho en combinación con el análisis del Pareto, del que hablaremos a continuación.
El análisis de Pareto, parte de la premisa de que el 80% de las tareas pueden completarse en el 20% del tiempo disponible, y el restante de 20% de las tareas consumen el 80% de nuestro tiempo. De esta forma el 80% de la productividad puede conseguirse haciendo solo el 20% de las tareas, por lo que el 80% de los resultados es fruto de un 20% de nuestro esfuerzo. Se dividen las tareas en dos grupos, si el objetivo de la gestión de nuestro tiempo es lograr una mayor productividad, entonces estas tareas deberían tener mayor prioridad.
Otro método de gestión del tiempo interesante es el llamado “Método Eisenhower”, y aunque se ha quedado con el nombre de este presidente de EE.UU, él mismo aseguró que lo aprendió de un profesor. Este método evalúa las actividades en importante/sin importancia y urgente/no urgente y se colocan en un espacio conocido como matriz Eisenhower que os muestro a continuación:
Finalmente encontramos el Método P.O.S.E.C, este método está muy relacionado con las meta necesidades de Maslow, y subraya la importancia de que si una persona atiende primero a sus necesidades personales, estará más capacitado para ayudar al bien colectivo.
- Prioriza: Tu tiempo y define tus objetivos vitales.
- Organiza: Las cosas que tienes que cumplir para tener éxito (familia y dinero).
- Agiliza: Aquellas tareas que no te gusta hacer, pero hay que realizarlas (trabajo y faenas domésticas).
- Economiza: Lo que te puede gustar hacer pero no son urgentes (pasatiempos).
- Contribuye: Presta especial atención a las cosas que suponen una diferencia (obligaciones sociales).
Tarea para esta semana: Haz un plan semanal de lo que haces en tu día a día desde que te levantas hasta que te acuestas y aplica alguno de los métodos sobre lo que he hablado, pruebalos durante 21 días y después valora el cambio que se ha producido en tu vida.
“Tengo dos clases de problemas, los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes, y los importantes nunca son urgentes.” Dwight D. Eisenhower.
Dr. Julen Alba
Psicólogo General Sanitario
Colegiado BI04568
